Productividad y móvil: las mejores aplicaciones y técnicas para gestionar listas de tareas

Si estáis inmersos en toneladas de trabajo o en un proyecto tan grande que no sabéis por donde empezar las listas de tareas pueden ser vuestro gran aliado. Son tan útiles para organizarse que hay mucha gente que, después de probarlas, las empieza a utilizar para gestionar todas sus tareas del día a día, tanto en temas laborales como personales.

Su funcionamiento es sencillo: se trata de escribir todo lo que se debe hacer, desmenuzando las grandes tareas en otras más pequeñas, para luego organizarlas por orden de prioridad. Una vez finalizada cada tarea la marcaremos en la lista y así nos aseguraremos de que no nos hemos olvidado de hacer nada, y sobre todo, tendremos más claro en nuestra cabeza qué es lo siguiente que debemos hacer, sin colapsarnos por el exceso o la magnitud del trabajo.

¿Por dónde empiezo? Técnicas para gestionar las listas

Hacer tu primera lista de tareas puede ser algo complejo, sobre todo si queremos hacer más cosas de las posibles en el tiempo que disponemos o no conseguimos estructurar bien nuestras tareas. Por esta razón vamos a dar algunos consejos sobre cómo gestionar nuestras listas y nuestro tiempo.

• No es necesario probar todas las aplicaciones móviles antes de empezar. Escoge una y empieza a organizarte sino perderás más tiempo en cosas superfluas que en realizar tu trabajo propiamente dicho.

• Haz diferentes listas. Crea una lista primaria con las grandes tareas a realizar, luego desmenuza cada una de estas tareas en otras más pequeñas para que sean asumibles. Créate listas de tareas que deban ser completadas en un mismo día y otras listas con cosas a hacer esa semana o mes. Y sobre todo debes tener una lista con las tareas que más te van a ayudar a avanzar en tu trabajo.

• Mantén una lista diaria realista. El día no tiene más de 24 horas por más que quieras. Es normal que algún día te queden cosas por hacer, pero no deben ser muchas -a menos que estén en el plan semanal o mensual- ni todos los días.

• Divide y vencerás. Divide las tareas en otras más simples y cortas siempre que puedas, así será más fácil abordar grandes cantidades de trabajo.

• Escribe tareas concretas, nunca abstractas. Si hay un trabajo abstracto o muy creativo ves al grano y escribe en tu lista los pasos reales para completarlo, como sería buscar información o crear un primer boceto.

• Asígnale un tiempo estimado a cada tarea. Puede que te equivoques en los tiempos, pero a la larga aprenderás a hacerlo y así conseguirás imponerte cargas de trabajo reales evitando el estrés.

• Céntrate en la tarea que estás realizando y no pienses en todas las que te quedan. Poco a poco se hacen grandes cosas.

• De vez en cuando echa la vista atrás y mira todo lo que has podido completar, se trata de una buena forma de motivarte y tendrás más fuerzas para seguir adelante.

Aplicaciones recomendadas

Todoist

Se trata de una completa aplicación con clientes para tu smartphone, tablet, ordenador e incluso tiene extensiones para navegadores y los clientes de mail más utilizados, que se sincronizan entre si.

Todoist es una aplicación minimalista centrada en que consigas realizar tus tareas sin nada que te distraiga. Además la capacidad para crear listas, sublistas, y más sublistas de las anteriores es casi infinita, por lo que se trata de una potente herramienta para conseguir nuestros fines.

Remember the Milk

Si te gusta interactuar con tu lista de tareas desde cualquier sistema que se te ocurra, por extraño que sea, Remember the Milk es tu aplicación puesto que permite, con los add-ons oportunos, enviarle tareas desde lugares tan dispares como Gmail, u otras aplicaciones Android o Twitter. Además podrás recibir notificaciónes a través de infinidad de servicios, incluido Skype.

Wunderlist

Wunderlist es una de las aplicaciones para realizar tareas más utilizadas. Es capaz de sincronizar tus tareas entre los clientes de tu smartphone, tablet u ordenador y permite crear listas ilimitadas además de recordatorios, con sus notificaciones push, para que no nos olvidemos de nada.

Aunque probablemente lo más interesante de Wunderlist es que permite crear grupos de trabajo y asignar tareas a otros usuarios y, además, nos informa cuando dichas tareas asignadas han sido completadas.

Workflowy

Probablemente el punto más fuerte de Workflowy es su sencillez de uso, tanto que mucha gente la utiliza como una aplicación para tomar notas. Pero que sea fácil de usar no significa que no estemos ante una herramienta potente, puesto que dispone de listas y sublistas infinitas, sincronización automática entre dispositivos, la posibilidad de colaborar con otros usuarios o un potente motor de búsquedas entre otros.

Trello

Si las listas de tareas convencionales y minimalistas se te han quedado cortas, Trello es una buena opción. La aplicación permite trabajar en solitario o de forma colaborativa y dispone de sus listas de tareas como las demás, pero en este caso están organizadas por Cards en las que se pueden subir fotos y vídeos y lo más interesante, si estamos haciendo un proyecto entre varios, en Trello podremos saber quién está trabajando en cada una de las tareas en todo momento.

Foto | Dennis Hamilton | John Schultz

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