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Tu oficina ahora es tu smartphone: 17 aplicaciones imprescindibles para el entorno laboral

Tu oficina ahora es tu smartphone: 17 aplicaciones imprescindibles para el entorno laboral
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Hoy en día podemos tener en la palma de la mano todo lo que necesitamos para administrar un negocio. La capacidad de los terminales móviles te permite no tener que depender de estar atado a tu oficina para trabajar. Por eso hoy vamos a hacer un repaso a 17 aplicaciones imprescindibles para el entorno laboral que puedes tener instaladas en tu smartphone.

También para la tablet, que en muchos casos se ha convertido en una sustituta perfecta del portátil y trabajar mejor en movilidad. En muchos casos, basta con añadir un teclado Bluetooth para hacer que tengamos un dispositivo perfecto para trabajar sentados en una mesa, si así lo necesitamos.

1. Microsoft Office

Office

Sin duda la aplicación que ha acompañado a la empresa durante muchos años ha sido Microsoft Office. Le ha costado dar el salto al mundo de los smartphones, pero lo cierto es que ahora que lo ha hecho será complicado encontrar una alternativa mejor. Con ella podemos visualizar y editar documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones creadas desde el escritorio en otros equipos.

Existen otras alternativas que pueden ser igualmente válidas como Google Docs, pero lo cierto es que son menos útiles ya que muchas veces intercambiamos documentos con otras empresas y no siempre se respetan los formatos tal y como nos gustaría. Otras apps de ofimática para smartphones nos pueden servir como alternativas.

2. Aplicaciones de facturación

Factura Directa

Pasar de trabajar por cuenta ajena a montar nuestra propia empresa implica que tenemos que familiarizarnos con la facturación. En este caso tenemos diferentes opciones y lo más habitual es que el smartphone sea una extensión de lo que utilizamos en el escritorio. Una de las mejores alternativas si sólo necesitamos facturar es Factura Directa

Podemos facturar, introducir gastos, enviar presupuestos o albaranes desde nuestros dispositivos móviles. Además también tiene la posibilidad de consultar los datos aunque no tengamos conexión, algo que puede resultar muy práctico para no depender de nuestra tarifa de datos para la consulta. Al recuperar la conexión, la aplicación se sincronizará y actualizará sus datos.

3. Gestión de clientes

Si además de facturación necesitamos un gestor de clientes, un CRM, podemos apostar por Nimble. Se trata de un CRM muy bien orientado para aprovechar y organizar las diferentes formas que tenemos hoy en día para contactar con los clientes, añadiendo también las redes sociales. De esta forma no importa cómo has contactado con los clientes, sino el resultado de dicha comunicación.

Existe una gran cantidad de soluciones que también podemos utilizar online, incluyendo CRM, facturación o ERP, que están disponibles en modalidad de pago por uso y para trabajar siempre online, pero algunas de ellas carecen de aplicación para smartphones. Algunos ejemplos son Kubbos, Billage o Dollibar, que tienen el acceso adaptado al móvil.

4. Evernote

Evernote

Evernote se ha convertido en una especie de navaja suiza para los profesionales. Se trata de una aplicación para casi cualquier tipo de smartphone que nos permite para guardar notas. Por su versatilidad lo mismo lo podemos utilizar como un gestor de tareas, como un repositorio online para guardar documentos y archivos, etc.

Tenemos versión de empresas para trabajar en grupo, podemos compartir libretas entre diferentes empleados de una empresa o con los clientes. La app para smartphones nos permite tomar notas de voz, texto, imágenes, lo que resulta de gran ayuda a la hora de trabajar en movilidad. Si trabajamos con el ecosistema de Microsoft, quizás OneNote sería una mejor opción para nosotros por su integración con el resto de aplicaciones de la suite.

5. Disco duro virtual

Dropbox

De la misma manera que en el caso de Microsoft Office, utilizar uno u otro de los discos duros virtuales disponibles va a depender un poco del ecosistema que utilizamos. Si hemos apostado por Microsoft Office será más práctico tener OneDrive como disco virtual. Si prefieres Google Docs, Drive será la mejor alternativa.

En todo caso, y por su gran popularidad, no está de más tener instalado también Dropbox, que además se integra con un buen número de servicios online y desde hace muy poco se ha integrado también con Office y OneDrive. En todos ellos se pueden contratar planes de precios adicionales.

6. Escáner de documentos

Una de las características destacadas que tienen los smartphones hoy en día es su cámara de fotos. Y esto es de gran ayuda si utilizas una aplicación de escáner como CamScanner. De esta forma puedes transformar una imagen de un documento en un archivo PDF mejorando la captura de texto, sin necesidad de utilizar otros dispositivos.

7. Gestión de tarjetas de visita

Camcard

Complementario al anterior, tenemos una aplicación de gestión de tarjetas de visita, que todavía hoy en día son muy utilizadas como una forma de intercambiar información y mantener el contacto. Para salvar alguno de sus inconvenientes del formato en papel podemos utilizar una aplicación como CamCard. Gracias a ella podemos tomar una fotografía e incorporar los datos a nuestra agenda de contactos del smartphone.

8. PIN24H

Pin24h

En muchos casos las empresas están obligadas a presentar determinados impuestos de forma telemática. Para ello necesitamos la firma electrónica, pero también tenemos la opción de utilizar PIN24H, de la Agencia Tributaria. Necesitamos estar de alta en el servicio, algo que podemos solicitar y nos envían una carta a casa con un código para proceder al alta. Una vez activado el servicio nos facilitará un acceso temporal de 24 horas que nos permitirá realizar la presentación y liquidaciones de impuesto de forma sencilla.

9. Aplicación de bancos

Otro de los básicos son las aplicaciones para manejar las finanzas de la empresa. Ingresos, pagos, transferencias, etc. Todo lo podemos manejar online de forma segura a través de una app en nuestro teléfono. Lógicamente utilizaremos la app de la entidad en la que tenemos cuenta. La banca móvil en nuestro país cuenta con aplicaciones bastante buenas a la hora de consultar y gestionar nuestros activos.

10. Apps de impresión

Pero, muchas veces, necesitamos los documentos en papel. Si los tenemos almacenados en nuestro smartphone o accesibles desde ellos es muy sencillo imprimirlos si tenemos la app de nuestra impresora. Cada marca tiene la suya propia que se encarga de encontrar las impresoras que hay en red y las enlaza con nuestro teléfono.

Como extras nos suelen ofrecer otra información como la posibilidad de revisar los niveles de tinta o también imprimir de forma remota si la impresora tiene habilitada la opción de envío de documentos para imprimir aunque no estemos en la oficina. Esto es de gran utilidad si queremos avanzar un trabajo, por ejemplo, un contrato que se tiene que firmar, para recoger y tenerlo listo cuando lleguemos a nuestro lugar de trabajo.

11. Hootsuite para administrar tus redes sociales

Hootsuite

Las redes sociales se utilizan en la empresa de diferentes modos. Existen redes profesionales como Linkedin que son perfectas para fomentar el networking y mantenernos en contacto con otras empresas y profesionales, entrar en grupos de expertos y discusión, etc.

En otros casos como Facebook o Twitter se pueden utilizar más en el ámbito del marketing online, la atención al cliente, etc. Hemos abierto un nuevo canal de contacto y tenemos que estar pendiente de responder comentarios, menciones o lo que se comenta sobre nuestra empresa en dichas redes.

Podemos tener las apps oficiales de cada red social, pero resulta más práctico si utilizamos un servicio como Hootsuite para administarlas de forma conjunta, sobre todo si queremos publicar el mismo mensaje en todas las redes sociales a la vez, programar mensajes o ver algún informe del impacto que han tenido estas comunicaciones. Todo desde la misma aplicación y con una interfaz unificada, lo que te ahorrará mucho tiempo a la larga.

12. Prey

Prey

Si hablamos de control y administración de los teléfonos, de preservar los datos o recuperar el terminal en caso de fallo una de las aplicaciones imprescindibles es Prey. Gracias a este servicio podrás localizar el teléfono, bloquearlo, borrar los datos de forma remota. Funciona para smartphones, tablets y portátiles, por lo que es una buena alternativa para asegurarnos que los datos de nuestros dispositivos móviles no quedan expuestos.

13. Cerberus

Cerberus

Cerberus es otra alternativa de seguridad especializada en smartphones Android, quizás la mejor disponible. Te permite ubicar tu terminal, ver a que redes está conectado, un historial de localizaciones, bloquearlo de forma remota, enviar un SMS o una alarma, tomar fotos o vídeos de forma remota o borrar la memoria SD del dispositivo.

14. SwiftKey Keyboard

Si hay una aplicación que se agradece a nivel profesional es el teclado SwiftKey. No se trata de que los teclados que traen los terminales sean malos, pero este es más útil, aprende de nosotros según lo vamos utilizando y nos sugiere palabras antes de que completemos la misma, de forma que nos ahorramos muchas pulsaciones con esta sencilla app.

15. WhatsApp

Whatsapp

Al final muchas de las comunicaciones que se hacen en la empresa con clientes, entre colegas de trabajo o con proveedores se realizan utilizando la mensajería instantánea. WhatsApp es la app más utilizada para ello, aunque a nivel profesional tenga sus inconvenientes, la inmediatez que nos proporciona es fundamental para facilitar la comunicación hoy en día.

16. Asana

Asana

Quizás para el ámbito interno es mucho mejor utilizar sólo Asana, donde además de comunicarnos podemos compartir y gestionar tareas, añadir archivos, notas, comentarios, etc. La aplicación para smarphones nos permite ver y administrar de forma cómoda el trabajo pendiente, reduciendo la cantidad de correos que enviamos gracias a su herramienta de comunicación integrada.

Tiene la ventaja de poder utilizarla desde la web, de forma que la transición entre el móvil y el equipo de sobremesa no la sufrimos de igual manera que haríamos con WhatsApp. Se puede convertir en el gestor de proyectos perfecto para organizar nuestras tareas, ya que nos ofrece la posibilidad de establecer alarmas, avisos, subtareas, etc.

17. VPN

Por último muchas veces tenemos que conectarnos desde nuestro smartphone a través de una WiFi pública o de un hotel, pero que no es segura, o al menos no tanto como nos gustaría. Si utilizamos una app que nos conecte a través de VPN como F-Secure podemos estar tranquilos. Además si viajamos al extranjero nos servirá para no tener problemas de acceder a contenidos bloqueados según desde donde nos conectamos.

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