A todos nos ha pasado que tenemos un documento en un formato y lo necesitamos en otro. Existen multitud de alternativas para convertir formatos, incluyendo alternativas online y muchas aplicaciones especializadas, pero en muchos casos no necesitas instalar nada si tienes Google Drive instalado en el móvil.

La suite de ofimática de Google, integrada en Google Drive, es una caja de herramientas increíble con la cual podemos convertir fácilmente entre formatos populares, incluyendo PDF, DOC, XLS o EPUB. Te contamos cómo se hace.

Si puedes editarlo, puedes convertirlo

Antes de entrar en materia debemos aclarar qué tipo de archivos vamos a poder convertir entre sí, pues el sistema puede resultar algo confuso en algunos casos, por la forma en la que se integran Google Drive y Google Docs.

Google Drive, el lugar donde se guardan nuestros archivos en la nube de Google, puede visualizar todo tipo de documentos, pero no los convierte. Si los descargas, se descargarán exactamente igual a como se subieron.

Ejemplo de un archivo PDF que se abre en previsualización en Google Drive (y no se puede convertir) y un archivo DOCX que se abre en Google Docs (y sí se puede convertir)

Quienes pueden convertir archivos son las aplicaciones que forman la suite ofimática de Google: Docs, Sheets, Slides. Si tu documento se abre con el editor de una de estas tres aplicaciones (y no con la previsualización de Google Drive), entonces lo podrás convertir a otros formatos.

Es decir, aunque puedes usar Google Drive para convertir varios formatos a PDF, no puedes convertir de PDF a otros formatos, pues hoy en día Documentos de Google no puede abrir este formato de archivos. En su lugar, los archivos PDF se muestran en el visualizador de Google Drive y, aunque puedes anotar encima, cuando lo guardas sólo puedes elegir el formato PDF.

Cómo convertir documentos a PDF

Una de las conversiones más comunes es convertir un documento de texto en un PDF, de modo que quien lo reciba lo vea exactamente con el mismo diseño y tenga algo más complicado editarlo.

Documentos de Google te permite convertir todos los documentos de texto que es capaz de abrir, como documentos propios o archivos DOC, DOCX de Word a PDF. Presentaciones de Google y Google Sheets también te permiten exportar las presentaciones y hojas de cálculo respectivamente, como documentos PDF. 

Para convertir estos documentos a PDF lo único que tienes que hacer es abrirlos y usar el menú ⋮ para elegir Compartir y exportar - Guardar como y marcar Documento PDF (.pdf). Es importante tener en cuenta que necesitas tener instalada la aplicación correspondiente (Sheets, Docs o Presentaciones) para poder hacer la conversión. Éstos son todos los pasos:

• Sube el documento a Google Drive si no está ya.
• Abre el documento con la aplicación de Google apropiada (Sheets, Docs o Presentaciones).
• Pulsa el botón de menú ⋮ y elige Compartir y exportar.
• Toca en Guardar como.
• Elige Documento PDF (.pdf) y pulsa Aceptar para que se descargue el archivo a tu móvil.

Cómo convertir a XLS de Excel, ODS, CSV o TSV

De igual manera, Google Sheets, el "excel de Google", es capaz de convertir entre formatos todas las hojas de cálculo que es capaz de abrir e importar a su formato propio.

El proceso es exactamente el mismo de antes, con la excepción de que se lleva a cabo exclusivamente desde la aplicación Google Sheets. Con esta aplicación vas a poder convertir al formato XLSX de Excel, ODS de OpenDocument y valores separados por comas como CSV y TSV. El proceso es el siguiente:

• Sube el documento a Google Drive si no está ya.
• Abre el documento con Google Sheets.
• Pulsa el botón de menú ⋮ y elige Compartir y exportar.
• Toca en Guardar como.
• Elige el formato apropiado y pulsa Aceptar para que se descargue el archivo a tu móvil.

Cómo convertir a DOC/DOCX de Word, RTF, TXT u ODT

El "Word de Google", Google Docs o Documentos de Google, es capaz de abrir todo tipo de formatos y, como en los casos anteriores, si lo puede abrir para editar, lo puede exportar a otros formatos. 

Entre los formatos a los que Google Docs puede exportar documentos de texto se encuentran el DOCX de Word y el ODT de OpenDocument, así como los más clásicos TXT de toda la vida y RTF. El proceso es el siguiente:

• Sube el documento a Google Drive si no está ya.
• Abre el documento con Documentos de Google.
• Pulsa el botón de menú ⋮ y elige Compartir y exportar.
• Toca en Guardar como.
• Elige el formato apropiado y pulsa Aceptar para que se descargue el archivo a tu móvil.

En Xataka Android

Google Drive en el móvil: 17 trucos para dominar la nube de Google desde cualquier parte

Cómo convertir a ePUB para eBooks

¿Y si tenemos un documento que queremos leer tranquilamente en nuestro eBook reader y en su formato actual no nos lo reconoce? Para esto también nos va a servir Documentos de Google, siempre y cuando el documento original sea un archivo de texto y no un PDF.

Una opción virtualmente desconocida de Documentos de Google es que puede exportar documentos como EPUB, uno de los formatos más reconocidos en multitud de lectores de libros electrónicos. El proceso es el siguiente:

• Sube el documento a Google Drive si no está ya.
• Abre el documento con Documentos de Google.
• Pulsa el botón de menú ⋮ y elige Compartir y exportar.
• Toca en Guardar como.
• Elige Publicación EPUB y pulsa Aceptar para que se descargue el archivo a tu móvil.

Cómo convertir a HTML

Por último, Google Drive también nos puede ayudar a crear una página web a partir de un documento de texto, creando un archivo ZIP que contiene tanto el archivo HTML con todos los estilos necesarios como las imágenes incluidas.

De nuevo, vamos a necesitar que sea un documento que Documentos de Google pueda abrir y por lo demás el proceso es el mismo de siempre, mediatne el menú Compartir y exportar. Así se hace:

• Sube el documento a Google Drive si no está ya.
• Abre el documento con Documentos de Google.
• Pulsa el botón de menú ⋮ y elige Compartir y exportar.
• Toca en Guardar como.
• Elige Página web (.html, comprimido) y pulsa Aceptar para que se descargue el archivo a tu móvil.

Imagen de portada | Generada con IA

En Xataka Móvil | La mejor manera de convertir PDF a Word sin descargar nada y directamente desde tu Android

Pocas aplicaciones para escanear documentos, editarlos, convertirlos a PDF y firmarlos son tan completas y útiles como Documa: esta excelente app ofrece un combo ofimático realmente útil. Y lo mejor es que su compra premium de por vida ahora se encuentra a 0 euros: aprovecha mientras tengas la oportunidad.

No es que necesitemos aplicaciones en el iPhone o iPad para escanear documentos, firmarlos y enviarlos a un PDF, que con una captura y el editor de notas se resuelven muchos problemas, pero hay apps dedicadas a la tarea que suelen hacer la tarea mucho más sencilla. A menudo con compras dentro de esas apps, no precisamente baratas. Por eso es una buena noticia encontrarnos con Documa: una aplicación de enorme calidad que puedes conseguir gratis de por vida.

Escanea documentos y fírmalos con herramientas específicas

Documa es una app compatible con el iPhone y con el iPad que está perfectamente adaptada a la tarea de escáner de documentos. Desde la propia captura a la edición del archivo en forma de imagen; con la posterior exportación más apropiada para compartir documentos: PDF. Todo con una interfaz bien diseñada y perfecta para que los distintos pasos se hagan de manera cómoda e intuitiva.

En Xataka Móvil

El trucazo de captura de pantalla poco conocido del iPhone para 'imprimir' en PDF páginas completas

Puedes escanear un documento apuntando con la cámara y Documa corregirá la perspectiva automáticamente para que el objetivo de la foto quede perfectamente encuadrado en un folio y con todos sus datos perfectamente legibles (la app mejora el contraste y la iluminación para que el texto se vea de forma correcta). ¿Que quieres firmar el documento? Puedes hacerlo. También editarlo con texto escrito y hasta traducirlo.

Todos los documentos escaneados se irán guardando en la galería de Documa para que así puedas acceder a ellos directamente. Incluso puedes firmarlos y editarlos una vez convertidos a PDF; con la opción de importar los documentos de tus archivos: Documa te deja firmar y exportar cualquier archivo de texto e imagen que tuvieras previamente. Una vez firmados, puedes enviarlos directamente para que así no necesites imprimir un contrato, por ejemplo: así le das validez con tu firma en la pantalla del iPhone o iPad.

Compra de por vida a cero euros en Documa

Documa es una aplicación que no lleva demasiado en la App Store y que, por la experiencia que hemos tenido, vale mucho la pena. Sobre todo porque la compra para toda la vida está actualmente a 0 euros: descarga la app, pulsa sobre la corona que aparece arriba a la derecha y elige la suscripción para siempre a 0 euros. Documa puede serte de mucha ayuda si necesitas escanear y firmar documentos desde tu iPhone o iPad.

Documa

App para escanear y firmar documentos en el iPhone y iPad

Descargar gratis

Vía | Chip

En Xataka Móvil | La mejor manera de convertir PDF a Word sin descargar nada y directamente desde tu Android

“Borra dos millones de archivos si quieres subir más”. ¿Te imaginas que te encuentras ese mensaje en tu cuenta de Google Drive cuando tienes espacio de sobra y no estás ni cerca de completar el almacenamiento contratado? Pues eso es lo que le ha pasado a un usuario que ha expuesto su caso en un hilo de Reddit.

Seguro que ahora mismo estás pensando en qué es ese límite de archivos de Drive y por qué existe dicho límite si ya se paga por cantidad de almacenamiento. El motivo es que, por un lado, hay un límite de espacio que podemos almacenar, pero también existe un limitado número de archivos que podemos subir. Y de eso no sabíamos nada.

No vas a poder subir más de cinco millones de archivos, o 400.000 elementos en cuentas compartidas

Este problema no es nuevo. En febrero y marzo, varios usuarios reportaron el “problema” y se subieron capturas con el mensaje de error de “se ha excedido el límite para la cantidad de elementos, eliminados o no, creados por esta cuenta". No se sabía muy bien por qué y es confuso que, si te queda espacio de sobra, no puedas subir más, pero tras la última polémica, el medio ArsTechnica ha contactado con Google.

Y, efectivamente, no se trata de un error, sino de un límite impuesto para que no se haga un uso indebido del sistema. Literalmente, Google lo califica como “una salvaguarda para prevenir el uso indebido de nuestro sistema de forma que pueda afectar a la estabilidad y seguridad del mismo”, añadiendo que “para los usuarios individuales, no es algo que importe”.

El mensaje de límite de archivos de Google Drive.

Aquí habría que hablar de dos cosas. La primera es que no parece haber rastro de documentación, al menos hasta el momento, sobre esta limitación en un uso personal, por lo que los usuarios nos guiábamos por el espacio de almacenamiento, como es lógico.

Lo segundo es que Google considera que “este límite no afecta a la capacidad de la gran mayoría de nuestros usuarios y, en la práctica, el número de usuarios afectados es insignificante”. Lo cierto es que cinco millones es una cantidad increíble de archivos, así que puede que nunca estés remotamente cerca de llegar, si te afecta, no eres un porcentaje demasiado importante para Google y puede que tengas que borrar sí o sí algunos archivos.

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Algo curioso es que, si vamos a la documentación de Workspace, Google sí detalla que hay un límite de archivos que se pueden subir en carpetas compartidas. Concretamente, el límite está en los 400.000 archivos y, como dice la compañía, “este límite se basa en el número de elementos, no en el uso del espacio de almacenamiento”.

El motivo del límite es que una unidad con más archivos sería muy difícil de gestionar y de indexar en el buscador integrado.

Por qué el límite de archivos de Google Drive sí es un problema

Ahora bien, te estarás preguntando qué clase de burrada hay que hacer para subir cinco millones de archivos a una cuenta de Google Drive. Y sí, puede que en tu caso sea un número extravagante, pero debes tener en cuenta que Google Drive no solo se usa a nivel personal.

Hay muchas empresas que tienen el sistema de almacenamiento en la nube de Google como su “centro de datos”. Es donde se suben copias de seguridad, todo tipo de información, imágenes, vídeos… en fin, lo que quieras.

Diferentes planes de Google Workspace.

Cinco millones parece mucho, pero imagina que en una empresa con cientos de empleados, el departamento de imagen sube las maquetas de un proyecto, el departamento contable todo el papeleo y el departamento de vídeos sube las copias de seguridad con todos los archivos de cada proyecto.

Al final, son cientos de archivos por semana, miles incluso, y si hacemos la multiplicación, podemos contar con algún que otro millón más pronto que tarde. Actualmente, hay planes de 5 TB por usuario, el ‘Business Plus’, pero hay otro llamado ‘Enterprise’ que  promete “tanto espacio como necesites”.

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Realmente son 5 TB por usuario, pero con la posibilidad de contratar almacenamiento extra si se necesita. El precio de este plan no está indicado en la web de Google Workspace, así que hay que tratar directamente con el equipo comercial de la compañía.

Es, como decimos, un programa enfocado a empresas o grandes grupos de trabajo, pero precisamente por eso, el límite de cinco millones de archivos puede quedarse corto. Si quieres consultar si estás cerca del límite de elementos en Google Workspace y eres el administrador de la unidad compartida, busca "Gestionar unidades compartidas" y consulta la columna ”Límite de elementos”.

Vía | Xataka Android

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Google mantenía en las tiendas de iOS y Android su Quickoffice, una pequeña suite sencilla en la que poder editar nuestros ficheros de ofimática. Desde que Google compró la compañía Quickoffice Inc. allá por 2012, sabíamos que tarde o temprano terminaría desapareciendo, a pesar del contento generalizado cuando pusieron la app gratuita.

Ahora que Google Drive se está haciendo enorme, Google va a eliminar Quickoffice de las tiendas de apps. Una medida lógica y con todo el sentido, ya que la tarea que podía realizarse con Quickoffice es ahora perfectamente posible con Drive, sin duda alguna uno de los focos en los que Google tiene el punto de mira. Drive y Quickoffice, ¿dos aplicaciones que en resumidas cuentas hacen lo mismo? Evidentemente hay que cambiarlo.

Quickoffice continúa estando disponible tanto en Android como en iOS, pero han anunciado que la retirarán en las próximas semanas. Los usuarios que deseen continuar con ella podrán hacerlo, pero Google dejará de dar soporte y no podrá volver a instalarse, al menos a través de los canales oficiales:

With the integration of Quickoffice into the Google Docs, Sheets and Slides apps, the Quickoffice app will be unpublished from Google Play and the App Store in the coming weeks. Existing users with the app can continue to use it, but no features will be added and new users will not be able to install the app.

Una medida más que lógica a la que los usuarios clásicos de Quickoffice tendrán que acostumbrarse. Larga vida a Google Drive, que se diría en el medievo.

Vía | Electronista

Google ha dado una agradable sorpresa a los usuarios de iOS y Android al anunciar que a partir de ahora las aplicaciones móviles de Quickoffice pasan a ser gratuitas en ambas plataformas.

Hasta la fecha solo los usuarios de Google Apps podían acceder a esta suite ofimática para smartphones y tablets, pero este anuncio la hace accesible a todo el mundo sin que tengamos que pagar nada, algo que sin duda impulsará su uso.

La medida puede que haya sido una conveniente respuesta al anuncio reciente de Apple de incluir sin cargo iWork en los nuevos dispositivos presentados recientemente, el iPhone 5S y el iPhone 5C. En Microsoft también están tratando de impulsar su suite ofimática Office en móviles, por lo que el anuncio de Google deja clara la intención de tratar de competir con un modelo muy atractivo para los usuarios.

Para aderezar la oferta Google indica que todos aquellos que instalen la aplicación en sus dispositivos antes del 26 de septiembre tendrán acceso a 10 GB adicionales en sus cuentas de Google Drive en las próximas semanas. La compatibilidad con los formatos de Microsoft Office, cuyos documentos podremos editar de forma notable, lo hace especialmente interesante sobre todo frente a la aún limitada compatibilidad de esos documentos en Google Drive.

Vía | Google Drive En Genbeta | QuickOffice pasa a ser gratuito y ofrece 10 GB adicionales en Google Drive durante dos años

La suite ofimática Microsoft Office 2013 se presentó a finales de enero de este año, y además de todas sus novedades una de las promesas de la empresa de Redmond era llevarla también a dispositivos móviles basados en Android y en iOS.

Esa promesa aún no se ha cumplido, pero según las últimas noticias debería estar a punto de hacerlo. Ahora los analistas indican que esa nueva apuesta de Office por el mercado de los móviles podría reportarle a Microsoft jugosos beneficios, sobre todo a largo plazo.

Gerry Purdy, analista en la consultora MobileTrak, realizó un estudio sobre los posibles ingresos que generará Office 2013 en Android e iOS, y estimó que durante este primer año de lanzamiento se lograrán ingresar 1.000 millones de dólares gracias a ese desarrollo.

De hecho, según ese mismo estudio los ingresos anuales podrían subir hasta los 6.000 millones de dólares en el año 2017, lo que sin duda representaría una parte importante de esos ingresos por licencias software para Microsoft.

Los cálculos tomó en cuenta datos como el del crecimiento del mercado de los tablets, que teóricamente doblarán sus ventas este año (en total, 100 millones de tablets al año), y asumió que un 25% de los usuarios de iOS y Android en tablets comprarían Office 2013 con un coste de unos 50 dólares por copia.

Los datos son coherentes, ya que según IDC en 2012 se vendieron 128 millones de tablets y se espera que en 2013 se vendan 190 millones. Lo que no queda tan claro es que Microsoft venda licencias de Office 2013 independientes, cuando precisamente su nuevo sistema de suscripción Office 365 parece especialmente adecuado para trasladarse a dispositivos móviles.

Una razón más para convertir al tablet en sustituto del PC

La llegada de Office 2013 a Android e iOS vuelve a difuminar aún más la línea entre tablets y portátiles. Aun con sistemas operativos completamente pensados para una interfaz táctil y para aplicaciones que aprovechen ese paradigma, las herramientas tradicionales están comenzando a conquistar ese terreno.

De hecho, la aparición de los Microsoft Surface ha demostrado la vocación de la empresa de Redmond por combinar el escritorio tradicional con el nuevo escritorio táctil, y ahora cada vez más usuarios hacen uso de fundas protectoras con teclados integrados en sus tablets Android e iOS.

Esos teclados acoplados al tablet y la disponibilidad de Office 2013 para iOS y Android harán que muchos usuarios se planteen la necesidad real de llevarse un portátil al trabajo o de viaje: buena parte de las tareas que se realizan hoy en día precisamente tienen que ver con Internet o con soluciones ofimáticas, y esa apuesta de Microsoft parece muy acertada.

Aunque en smartphones la disponibilidad de Office 2013 es algo más anecdótico --trabajar con documentos ofimáticos en pantallas móviles no es cómodo salvo en ocasiones putuales-- lo cierto es que poder visualizar, realizar pequeñas ediciones o compartir dichos documentos cuando no disponemos de un tablet o un portátil al alcance también resulta muy interesante, y eso confirma la validez de la apuesta de Microsoft.

Queda por ver si la suite ofimática Office 2013 para Android e iOS realmente ofrece la calidad y prestaciones que se espran: el soporte táctil de Office 2013 es una de sus novedades, pero por ahora dicho "modo táctil" tiene muchas limitaciones y la suite de Microsoft sigue siendo un producto pensado para el ratón y el teclado. Pero es un buen primer paso, y su adaptación a tablets tiene visos de ser otro de los argumentos irrebatibles a la hora de apostar por este segmento.

Vía | ComputerWorld En Xataka Móvil | Microsoft Office finalmente llegará a iOS y Android a comienzos de 2013 En Genbeta | Office 2013. A fondo (parte 1: interfaz gráfica, Word y Excel) | Office 2013. A fondo (parte 2: PowerPoint, OneNote, Outlook y más)

Aunque el panorama de las suites ofimáticas para Android ya está bastante completo con ejemplos como QuickOffice, ThinkFree, y DataViz, SoftMaker llega ahora, años después de su suite para el ya obsoleto Windows Mobile, con SoftMaker Office para traer un poco de frescura y varias novedades interesantes a Android.

Dentro de la próxima beta privada que la compañía tiene planeado lanzar en unos días están las lógicas soluciones compatibles con los archivos de Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Powerpoint. Vamos a ver que clase de novedades nos ofrece dicha suite.

Las demás suites ofimáticas suelen ofrecer soporte con archivos de Microsoft Office desde su versión 97 en adelante, SoftMaker Office ofrecerá soporte para documentos desde Word 6.0 y Excel 5.0 en adelante.

Con TextMaker tendremos la opción de convertir documentos en versiones anteriores, ya que podremos pasar de un archivo .docx de Microsoft Word 2007 a los clásicos .doc de versiones anteriores. Por supuesto podremos editar otros formatos como los de OpenOffice, HTML, RTF e incluso administrar archivos con contraseña.

Así era SoftMaker Office en su versión WM

En las otras aplicaciones, como SoftMaker Presentation, podremos ver presentaciones con sus animaciones y transiciones. PlanMaker nos permitirá crear archivos PDF, editar celdas e incluso visualizar las fórmulas.

Para apuntaros a la beta privada, tenéis que seguir los pasos indicados en la web de la propia SoftMaker. La beta pública será lanzada más adelante para todos los usuarios de Android.

Vía | Mobiputing
Más información |SoftMaker

Otra aplicación más para el iPhone, en esta ocasión mucho más interesante que el resto de las que habíamos visto. Y es que aunque el teléfono de Apple permite visualizar ficheros de Office que nos lleguen por correo no permite su edición. Zoho, la suite online de ofimática ha lanzado una versión específica para este teléfono llamada iZoho (muy original el nombre no es).

En ella se incluye, por ahora, el Writer, Sheet y Show, es decir editor de textos, de hojas de cálculo y de presentaciones. De todos modos, por ahora solo funciona el editor de textos, mientras que los otros dos solo están en modo lectura.

Aunque la versión completa también debería funcionar en el iPhone, esta se ha adaptado a una pantalla pequeña y se le han quitado algunas funcionalidades que no son demasiado útiles en un teléfono.

Vía | Slashphone. Enlace | iZoho.