Hipermovilidad, economía gig, teletrabajo, trabajo flexible. No cabe duda de que la naturaleza del trabajo está cambiando gracias a la tecnología, en buena medida porque lo que antes requería de un ordenador fijo hoy es posible hacerlo con un portátil y, en cada vez más casos, con un smartphone. Y nos preguntamos: ¿Se puede meter la oficina en un teléfono móvil?
Spoiler: sí se puede. Hemos hecho una lista de tres elementos imprescindibles para llevarte toda la oficina en la palma de tu mano. Además, analizamos la posibilidad de incluir herramientas basadas en el contacto con el cliente, como son el CRM y las centralitas, sin olvidarnos de la seguridad y la protección de datos de los clientes.
Paso 1. Ofimática, gestor de archivos, email…
Lo primero que necesitamos para digitalizar nuestra oficina, o crear una nueva con alta presencia digital, son herramientas ofimáticas. Todos conocemos alguna. Word, Google Docs o Pages son diferentes versiones de procesadores de textos. Junto a estas hay otras herramientas básicas:
- Hojas de cálculo
- Presentaciones
- Bases de datos
- Gestores de correo electrónico
Los smartphones ya cuentan con sus propias suites ofimáticas que, al igual que la centralita que veremos a continuación, son compatibles con servicios multidispositivo. Significa que podremos abrir un mismo archivo en un PC de Windows, en un ordenador Mac, en un móvil Android y en un iPhone.
Algunas de estas plataformas ofimáticas son Office 365, Google Drive (GSuite para empresas) o iWork. Con ellas, además, la forma de compartir información mediante URL ha cambiado la manera de trabajar de los equipos.
Aun así, hay dos elementos que no pueden faltar en una empresa móvil: el correo electrónico y los chats. Por suerte tanto los terminales Apple y Android incluyen servicios de correo cifrado, al tiempo que permiten la instalación de chats como WhatsApp, Telegram, Line, WeChat o Slack, este último muy usado en la comunicación interna empresarial. Tampoco nos olvidamos de las llamadas.
2. El imprescindible CRM y la centralita
Si buscamos convertir nuestro terminal en una oficina portátil, lo primero que necesitamos hacer es transferir la información crítica al mismo. Esto implica a los clientes, sus datos, y la forma de ponernos en contacto. Es decir, un CRM (Customer Relationship Management) y una centralita virtual de llamadas, siendo la mejor alternativa una que esté en la nube.
Empezando por la más evidente, disponer de una centralita virtual en nuestro teléfono móvil nos permitirá atender cualquier llamada realizada por un cliente. Una opción muy interesante, tanto si disponemos de tienda física como si nuestro negocio es más flexible, es la compra de un número virtual local al que los clientes puedan llamar y del que puedan recibir llamadas.
Si esto último lo hacemos con Zadarma, tendremos acceso de forma gratuita a las dos herramientas básicas antes mencionadas e integradas en su herramienta multiplataforma ZCRM. La voz IP nos permitirá hacer llamadas desde y hacia cualquier país del mundo, y el CRM, llevar nuestro negocio en el bolsillo gracias a sus app para Android e iOS. Por supuesto, también cuenta con una versión para Windows que, como podéis ver en la imagen inferior, presenta una interfaz clara e intuitiva.
Un CRM en la nube nos brinda la oportunidad de almacenar una agenda de todos y cada uno de nuestros usuarios con sus propias fichas de cliente (leads de marketing automáticos incluidos) y combinarla con tableros Kanban de gestión GTD para organizarnos, herramientas de calendario, la opción de llamada directa o la de generar futuras campañas para clientes.
La plataforma específica de Zadarma se combina con una centralita de llamadas virtual también gratuita, de manera que podamos estar siempre disponibles para nuestros clientes y no perder ni una sola llamada. Integrado en nuestro smartphone, es en esencia un call center portátil con todas sus funciones premium como son la grabación de llamadas, la redirección a otro terminal o la llamada en espera.
Esto ofrece oportunidades de negocio antes imposibles, como facilitar al trabajador y empresario el operar no solo desde su casa, sino también durante su movilidad. Aunque el acceso de varios empleados desde diferentes dispositivos implica hablar de la privacidad de los datos de nuestros clientes. Hablemos de seguridad y cómo minimizar las vulnerabilidades.
3. Si mi negocio pasa por el móvil, ¿qué ocurre con la seguridad?
Supongamos que un equipo de diez trabajadores, antes localizados en oficina, se deslocaliza para que cada uno trabaje desde su casa con reuniones periódicas en hubs donde se alquila una sala cada semana. El ahorro en costes para las empresas es importante, pero no perdamos por ello de vista la seguridad. Empezando por el tipo de dispositivo que daremos a los trabajadores.
Sin importar el sistema operativo, lo más importante es que esté actualizado y sea actualizable. Esto implica prescindir de sistemas operativos obsoletos e invertir en smartphones capaces de recibir las últimas actualizaciones. De esta forma, podremos bajarnos los últimos parches de seguridad.
Otro punto a tener en cuenta es blindar los dispositivos mediante contraseñas seguras. Tanto el clásico PIN de acceso como contraseñas específicas para ciertas aplicaciones con datos comprometidos. En el caso del CRM y centralita de Zadarma cada extensión de centralita virtual tendrá un acceso seguro mediante contraseña. Así, los datos están doblemente protegidos.
Esto conlleva no solo blindar a las empresas con cierta protección frente al robo o extravío de un terminal, sino también la posibilidad de segmentar la información a nivel empresarial e incluso vetar el acceso al sistema a personas que dejen de trabajar en nuestra marca.
Extra. Levantar un negocio desde el móvil
Pero vayamos más allá, porque el “traslado de la oficina al móvil” bien puede partir del emprendimiento y la falta de oficina quedándose en “levantar un negocio desde el teléfono móvil”. Herramientas como las que hemos visto facilitan que alguien constituya una empresa y empiece a facturar sin más herramientas que un terminal móvil.
Existe una creciente cantidad de negocios basados en Internet que únicamente requieren de conexión y permiten la hipermovilidad. Si uno cuenta con un número virtual accesible en cualquier parte del mundo, entonces el mayor problema será conseguir señal WiFi. Y no hablamos únicamente de negocios basados en páginas web con enlaces de afiliados o anuncios.
Algunos servicios de consultoría (como abogados, psicólogos, calculistas) se han trasladado con éxito a Internet. Otros han empezado su negocio desde el móvil (escritores, conductores) o usan el móvil para conseguir clientes offline (entrenadores personales, fontaneros). Todos ellos han cambiado el modelo de negocio y han convertido las llamadas en fuentes de clientes.
Además, muchos se han deslocalizado e incluso trabajan todo el tiempo en remoto. Y esto es aplicable parcialmente a tiendas y comercios. Disponer de un número virtual nos ayudará a estar siempre en comunicación con los clientes, y es una primera opción muy interesante si nuestro negocio requiere de cierta movilidad (fotógrafo, periodista freelance, tienda móvil…).
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