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¿Puede tu oficina gratuita en la nube ser mejor que una oficina convencional?

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Para lograr una mayor productividad, las grandes empresas (bancos, eléctricas, distribuidoras, etc.) proporcionan a sus empleados todas las herramientas a su alcance: ordenadores, correo electrónico, software de ofimática, impresoras, etc. Por lo general, estos recursos resultaban caros y no estaban al alcance de los particulares ¿quién iba a tener en su casa una impresora en color hace unos años?.

Sin embargo, gracias a internet y a la multitud de servicios gratuitos que existen actualmente, un particular puede disponer de todos o gran parte de estos recursos, de una manera rápida y a coste cero. ¿Es posible que estos recursos sean mejores que los de la empresa?

La empresa, un entorno muy controlado y con problemas de adaptación

Por un lado, las empresas quieren tener su entorno muy controlado. Es muy común que se corte el acceso a determinadas páginas o tipos de sitios. Por ejemplo, en muchas ocasiones se corta todos los accesos a YouTube, quizás para salvar el preciado ancho de banda. Sin embargo, en la práctica esto es contraproducente.

Aun admitiendo que se necesita un policía que impida el acceso a determinados contenidos de determinados sitios, es imposible que una herramienta software discrimine de aquellos contenidos que no tienen nada que ver con el trabajo del empleado de aquellos otros que sí le son útiles. ¿cómo distinguir un tutorial técnico o una presentación de un nuevo producto de un episodio de Mad Men?. Lo que está claro es que por supuestos motivos de seguridad, se niega al empleado todos los recursos que le puede dar internet para desarrollar su trabajo.

También es de lo más común, por querer tenerlo todo atado y bien atado, se proporcione al empleado una plataforma cerrada y que muchas veces no está puesta al día. Aún a estas alturas, es muy común que el paquete estándar se componga de Windows XP, Office 2003 o 2007, y el inefable Explorer 6.

Con frecuencia demás, el empleado no es administrador de su propia máquina por lo que cualquier operación que tenga que hacer en la misma, se necesita que un grupo de microinformatica lo haga. Para ello hay que hacer una petición y esperar a que te toque el turno. En el mejor de los casos, en un par de días podrás tener instalado el programa o tener la configuración que necesitas. Y eso siempre y cuando el programa esté “homologado”, es decir, esté en la lista de software “permitido”. A veces, no se puede instalar un programa que es gratis, simplemente porque nadie lo ha homologado.

Como en todo, hay muchas “escalas” en este control, más férreo o más relajado, pero esta es la situación normal de un empleado de una compañía mediana o grande. Todo estos, son inconvenientes comunes con los que tiene que se tiene que convivir en un puesto de trabajo corporativo, que claramente, no se tienen en un puesto particular que tiene total libertad.

¿Influye la capacidad económica de la empresa frente al particular?

Con todos estos impedimentos, hace muy pocos años, la diferencia de herramientas entre en un empleado y un particular eran abismales. Empezando por el acceso a internet: hasta hace bien poco, el único sitio donde se podía acceder a internet era en la universidad o en la empresa.

Sin embargo, actualmente, la situación ha cambiado diametralmente. Hoy en día, cualquier particular, con la sola condición de tener un ordenador y una conexión a internet, puede rivalizar en recursos con una empresa. Y en ocasiones, superarla claramente.

efecto con un billete y un oficinista

Nuestra propia oficina virtual

Vamos a hacer un pequeño ejercicio práctico. Imaginemos un profesional autónomo, con un pequeño negocio, que necesita varias herramientas o servicios para poder desarrollar su trabajo. ¿Podemos encontrar estos servicios en la nube de manera gratuita?

Por supuesto, no todo es de color de rosa y la nube también tiene sus inconvenientes. Aún contando siempre con una conexión a internet rápida y sin problemas de cobertura, siempre debemos tener en consideración con quién nos estamos jugando nuestro negocio y si no que se lo pregunten a los usuarios que han perdido sus documentos con el cierre de Megaupload.

Para nuestra particular selección, sin embargo, tenemos muchas herramientas fiables donde elegir. En mi caso, soy un usuario intensivo de los productos de Google, así en mi lista necesariamente aparecerán los productos de esta compañía. Evidentemente hay otras alternativas, pero tomad a esto a modo de ejemplo. Cada uno puede sustituir estas herramientas por las que conozca o le funcionen mejor. Lo importante es que no nos costará un duro.

1.- Correo electrónico
Creo que GMail supera ampliamente en usabilidad, funcionalidad y rendimiento a otras muchas alternativas de pago. En el entorno empresarial, los reyes son por el momento el Outlook/Exchange de Microsoft y Notes de Lotus (en menor medida).

Sin embargo, ya son muchas empresas las que han empezado a confiar en la nube del gigante de las búsquedas para su correo corporativo. Por poner sólo un ejemplo, los 110.000 empleados de BBVA usan GMail como correo corporativo desde hace unas pocas semanas.

2.- Teléfono
Si nos montamos nuestra propia oficina, las llamadas a teléfonos fijos nacionales no serán problema porque suelen incluirse en el pack de acceso a internet. Sin embargo, las llamadas a móviles y sobre todo las llamadas al extranjero pueden representar un pico en los gastos de nuestra oficina.

La alternativa más conocida a esto es Skype. Con este software se puede llamar a través de internet a usuarios que tengan smartphones (cada vez más numerosos) sin costarnos un céntimo siempre y cuando la cobertura 3G lo permita.

Para el resto de usuarios, que no sean a su vez usuarios de Skype (en este caso la llamada nos saldría gratis), tenemos la opción de Skype Out, mediante el que se puede llamar a cualquier teléfono móvil o fijo, en todo el mundo, por casi 2 céntimos por minuto.

3.- Calendario y Contactos
Aquí de nuevo, mi opción sería Google. Su aplicación web de calendario es impresionante, con una gran integración con terceros. Por poner un ejemplo, en la agenda del día puedes ver el tiempo que va a hacer en tu ciudad, las tareas pendientes, etc. etc.

Donde se le puede sacar mucho más provecho sin duda es con un móvil inteligente. La integración de calendario y contactos con el móvil es increíble, teniendo una copia segura en la nube en todo momento accesible en todo lugar.

4.- Ofimática
La suite ofimática más usada es sin duda Office de Microsoft, pero para usarla, hay que pasar por caja. Por fortuna, tenemos a nuestro alcance muchas alternativas gratuitas, ya sea en versión web (Google Docs por ejemplo) o en versión de escritorio (LibreOffice).

5.- Sistema operativo
No hace falta ya pagar por una licencia de Windows. Tenemos por ejemplo Ubuntu, perfectamente usable incluso para usuarios novatos. Es muy fácil de instalar y ya lleva incorporados muchas de las herramientas que necesitamos como la suite de ofimátiva, un sencillo editor de fotos, editor de fotos, reproductor de música, etc etc.

6.- Almacenamiento
Si queremos un almacenamiento seguro, accesible desde todas partes y que nos sirva a demás para compartir ficheros con nuestros clientes o proveedores tenemos literalmente decenas de posibilidades. Una de las más conocidas, por su comodidad y gran número de plataformas soportadas es Dropbox

7.- Publicidad y sitio corporativo
Hace un par de décadas, cuando necesitabas los servicios de un profesional o de una empresa, acudías a tus conocidos o si no había otra alternativa, al mamotreto de papel de las páginas amarillas. Allí podías encontrar miles de anuncios, algunos del tamaño de un sello de correos, que competían por llamar tu atención. La empresa editora de estos volúmenes de árboles muertos cobraban el centímetro cuadrado a precio de oro.

Unos años después, todo el que era alguien debía disponer de una página web en internet. Existía la alternativa de un hosting de pago o gratuito, pero en cualquier caso eran necesarios al menos unos conocimientos básicos de HTML.

Hoy en día, hay muchas posibilidades para esto, todas ellas gratuitas. Sin necesidad prácticamente de ningún conocimiento previo podemos tener un blog de empresa en Wordpress.com o en Blogger. Además, con una página en Facebook por poner un ejemplo, además de promocionar nuestro negocio sirve como un canal de comunicación bidireccional con una gran comunidad de posibles clientes, un blog corporativo, un cuenta en twitter, etc. etc.

8.- Otras herramientas
Gestión de tareas (Toodledo, Remember The Milk, etc.), gestión de la información (Evernote, SpringPad, etc.), …

La paradoja de la oficina personal vs oficina corporativa


Aunque parezca paradójico, nos encontramos con que al día de hoy, un usuario medianamente avanzado, con un ordenador y una conexión de internet puede tener más y mejores herramientas a su alcance (de manera totalmente gratuita), que la mayor de las empresas.

Tomad cualquier gran empresa que se os ocurra, incluso con más de 10.000 empleados, con todos los recursos ofimáticos que pude poner a tu disposición, puedes superarlo ampliamente desde tu casa y sin invertir un duro.

Todo esto nos lleva a un sinfín de preguntas:
¿por qué es esto así? ¿es un síntoma de una mala adaptación de la empresa a los nuevos tiempos? O por el contrario, ¿es normal que una empresa no se fíe de la nube dados sus riesgos? ¿puede confiar en otro para que guarde su información confidencial? En caso de pérdida o robo de información ¿Cómo podrías reclamar a la empresa que te da servicios en la nube?…

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Foto | FlickR loozrboy adriagarcia
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